Rozmowa zarejestrowana na dyktafonie, telefonie albo kamerze po pewnym czasie może stać się trudna do szybkiego analizowania. Kilkudziesięciominutowy plik wymaga odsłuchiwania od początku do końca, wręcz jeżeli niezbędny jest wyłącznie jeden konkretny fragment. W takich okolicznościach transkrypcja nagrań daje możliwość zademonstrować zawartość materiału w formie tekstowej.
Nie znaczy to jednak normalnego przepisywania słów bez zwracania uwagi na kontekst. Osoba wykonująca zapis musi rozpoznać poszczególnych rozmówców, zachować kolejność ich wypowiedzi i stosownie potraktować fragmenty, których nie da się wyraźnie usłyszeć. Problemem bywają zwłaszcza nagrania zrobione w miejscach, gdzie występuje hałas, echo lub rozmowy prowadzone są przez kilka osób naraz. W takich warunkach pojedyncze słowo może być trudne do ustalenia, a próba uzupełnienia go na podstawie domysłu może przemienić znaczenie całej wypowiedzi.
Inaczej trzeba podejść do materiału, który może mieć znaczenie w postępowaniu formalnym. Transkrypcja do sądu wymaga zwrócenia uwagi na najmniejsze elementy, które w codziennym zapisie rozmowy mogłyby zostać pominięte. Znaczenie może mieć dokładne wskazanie osoby mówiącej, kolejność zdań, przerwy w wypowiedzi czy moment, w którym dwóch uczestników zaczyna mówić jednocześnie. Przy dłuższych plikach praktycznym rozstrzygnięciem jest również oznaczanie czasu nagrania. Dzięki temu zapis tekstowy można odnieść do konkretnego miejsca w materiale źródłowym bez konieczności szukania go metodą prób i błędów. Nie bez znaczenia pozostaje sposób zapisywania języka mówionego (warto także zobaczyć: transkrypcje cennik). Rozmówcy często zmieniają zdanie w połowie wypowiedzi, powtarzają te same słowa albo używają skrótów myślowych. Zbyt daleko idąca korekta może sprawić, że tekst będzie brzmiał poprawniej, niemniej jednak jednocześnie przestanie dokładnie odzwierciedlać nagranie.
Przy bardziej rozbudowanych materiałach spotkać można określenie stenogram, odnoszące się do szczegółowego zapisu przebiegu wypowiedzi. W praktyce etap szczegółowości takiego dokumentu może zależeć od jego przeznaczenia. W pewnych sytuacjach znacząca jest prawie że każda przerwa i powtórzenie, innym razem większe znaczenie ma czytelne zaprezentowanie kolejnych wypowiedzi wraz z możliwością odnalezienia ich w nagraniu. Trudność rośnie, gdy materiał obejmuje sporo godzin rozmów. Wtedy łatwo o pomyłkę przy oznaczaniu osób albo pominięcie krótkiego fragmentu w trakcie wielokrotnego przewijania pliku. Pomocne jest dzielenie pracy na mniejsze części i zachowanie jednego sposobu zapisu w całym dokumencie. Szczególnej sugestie wymagają wypowiedzi nakładające się na siebie. Jeśli nie można niedwuznacznie ustalić ich treści, bardziej prawidłowe jest zaznaczenie nieczytelnego miejsca niż wpisanie słów, które jedynie pasują do kontekstu. Kontekst może pomóc w ponownym odsłuchaniu danego fragmentu, niemniej jednak nie powinien zastępować tego, co w rzeczywistości znajduje się na nagraniu.
Na jakość końcowego zapisu wpływa przede wszystkim materiał źródłowy. Wyraźne nagranie z niewielką liczbą zakłóceń daje inne sposobów niż plik z cichymi głosami, szumem urządzeń lub dźwiękami dochodzącymi z otoczenia. Znaczenie ma też sposób ustawienia mikrofonu oraz odległość rozmówców od urządzenia rejestrującego. W przypadku materiałów stosowanych w sprawach formalnych warto zachować oryginalny plik i nie ograniczać się tylko do jego wersji tekstowej. Nagranie pozostaje źródłem, z którym można porównać zapis w razie pojawienia się wątpliwości dotyczących konkretnego zdania. Równie ważne jest zachowanie chronologii. Przestawienie dwóch wypowiedzi albo pominięcie krótkiej konwersji zdań może zmienić sposób odbioru następnej rozmowy. Dlatego przygotowanie transkrypcji wymaga nie tylko i wyłącznie sprawnego słuchania i pisania, lecz także stałej kontroli zgodności tekstu z materiałem, na bazie którego został sporządzony.
Sprawdź tutaj: transkrypcja nagrań.