Zmiany w sposobie obsługi faktur elektronicznych wpływają nie tylko na osoby zajmujące się księgowością, niemniej jednak też na pracowników sprzedaży, administracji i zakupów. W wielu organizacjach faktura przechodzi przez kilka etapów, zanim zostanie zaksięgowana albo przekazana do następnej obsługi. Może powstać w programie sprzedażowym, natrafić do systemu finansowego, zostać sprawdzona przez inną osobę, a następnie otrzymać konkretny status.
W takim środowisku integracja KSeF staje się częścią większego procesu, a nie oddzielnym zadaniem technicznym. Znaczenie ma przede wszystkim to, co dzieje się z dokumentem przed wysłaniem do KSeF i po otrzymaniu odpowiedzi z systemu. Jeśli te etapy nie są ze sobą spójne, pracownik może być zmuszony do dodatkowego sprawdzania danych lub ręcznego uzupełniania informacji. Przy większej liczbie faktur takie czynności bardzo szybko zaczynają zajmować sporą część czasu przeznaczonego na bieżącą obsługę dokumentów.
Przy kształtowaniu połączenia systemów warto zacząć od ustalenia, gdzie realnie powstają dane dotyczące faktury. Nie zawsze jest to program księgowy. W niektórych przypadkach dokument jest przygotowywany w systemie sprzedażowym, a księgowość otrzymuje go dopiero na późniejszym etapie. W innych organizacjach dane są wprowadzane bezpośrednio przez dział finansowy. Te różnice mają wpływ na sposób, w jaki powinna zostać przygotowana integracja z KSeF. Ważne jest także określenie, które informacje mają być pobierane w sposób automatyczny, a które wymagają sprawdzenia przez pracownika. Zbyt mały zakres automatyzacji oznacza konieczność wykonywania wielu czynności ręcznie, jednakże zbyt szeroki może utrudnić kontrolę nad nietypowymi dokumentami. W praktyce wyjątkową uwagę powinno się zwrócić na sytuacje, w których faktura zawiera nieprawidłowe dane albo nie odpowiada przyjętym zasadom wewnętrznym. Samo przekazanie dokumentu między systemami nie rozwiązuje kłopotu, jeżeli już nie wiadomo, kto i na jakim etapie powinien podjąć decyzję.
Osobną kwestią jest odbieranie dokumentów wystawionych przez kontrahentów. Tutaj znaczenie ma nie tylko sposobność pobrania faktury, lecz też jej dalsze przypisanie do dobrego procesu. Dokument może wymagać akceptacji, przypisania do konkretnego działu, sprawdzenia z zamówieniem albo przekazania do księgowania. O ile integracja KSeF kończy się w momencie pobrania pliku, pozostałe działania nadal muszą być zrealizowane w innych narzędziach. Z tego powodu przy analizie procesu warto prześledzić całą drogę dokumentu, od pojawienia się informacji o fakturze aż do jej ostatecznego ujęcia w ewidencji. Warto również przewidzieć obsługę korekt i przypadków, w których dane nie mogą zostać automatycznie przyporządkowane. To właśnie takie sytuacje pokazują, czy przyjęty model pracy odpowiada rzeczywistym potrzebom. Codzienna obsługa dokumentów rzadko ogranicza się bowiem do powtarzalnych przypadków, a wyjątki mogą wymagać ręcznej wyborów niezależnie od stopnia automatyzacji.
Znaczenie ma też sposób informowania użytkowników o przebiegu zamiany danych. Pracownik powinien mieć świadomość tego, czy dokument został wysłany, czy jego obsługa wymaga dodatkowego działania a także gdzie odnaleźć informację o występującym problemie. Bez czytelnych statusów łatwo o sytuację, w której ten sam dokument zostanie sprawdzony kilka razy lub ponownie przekazany do systemu bez wyjaśnienia przyczyny wcześniejszego błędu. Przy integracji z KSeF trzeba więc brać pod uwagę również monitoring procesu i sposób reagowania na nieprawidłowości. Istotne pozostają co więcej uprawnienia użytkowników, przechowywanie informacji potrzebnych do późniejszego odtworzenia historii dokumentu a także sposobność ręcznej obsługi sytuacji, których system nie jest w stanie rozpoznać. Dopiero uwzględnienie tych elementów daje możliwość wycenić, jak zmieni się codzienna praca po połączeniu wykorzystywanych narzędzi z KSeF.
Sprawdź tutaj: KSeF API dokumentacja.