Wprowadzenie elektronicznego obiegu faktur wpływa na sposób organizacji pracy w działach, które do tej pory korzystały z kilku niezależnych programów. Dokument sprzedażowy może powstać w jednym miejscu, dane kontrahenta mogą być pobierane z innej bazy, a informacje potrzebne księgowości znajdować się jeszcze gdzie indziej. W takich ustaleniach integracja KSeF dotyczy nie tylko przesyłania dokumentów, lecz także ustalenia, jak dane mają przepływać wśród poszczególnymi etapami.
Z praktycznego punktu widzenia istotne jest rozdzielenie procesu wystawienia faktury od procesu jej przekazania do KSeF. Błąd w danych handlowych może pojawić się jeszcze przed wysyłką, a problem techniczny może wystąpić już podczas komunikacji z systemem. Oba przypadki wymagają innego działania. Dlatego przy projektowaniu obiegu warto z uwagą określić moment, w którym dokument uznaje się za gotowy do przekazania, a także sposób postępowania, gdy przesłanie nie zakończy się prawidłowo.
Istotną rolę odgrywa również przygotowanie danych używanych przy tworzeniu faktur. W codziennej pracy zdarzają się zmiany nazw kontrahentów, adresów, numerów identyfikacyjnych, stawek czy sposobu rozliczenia. Jeżeli informacje pochodzą z kilku źródeł, mogą pojawić się między nimi rozbieżności. Integracja z KSeF nie usuwa takich problemów, ponieważ system może wyłącznie przekazać dane, które zostały wcześniej przygotowane w używanym oprogramowaniu. Z tego powodu przed uruchomieniem zamiany informacji warto sprawdzić, czy poszczególne systemy korzystają z owych samych danych i czy pola wymagane do wystawienia dokumentu są prawidłowo uzupełniane. W praktyce właśnie na tym etapie wychodzą na jaw różnice, których wcześniej nie było widać, w szczególności gdy jeden dział stosuje inne oznaczenia niż drugi. W pewnych przypadkach niezbędna jest zmiana sposobu zapisywania danych, a w pewnych przypadkach wystarczy uwarunkowanie, które źródło informacji ma posiadać pierwszeństwo.
Przy większej liczbie dokumentów znaczenie zyskuje też kontrola statusów. Faktura może znajdować się w systemie jako przygotowana, oczekująca na wysyłkę, przekazana do KSeF lub wymagająca ponownego działania. Sam komunikat o błędzie nie za każdym razem wystarcza, ponieważ osoba odpowiedzialna za dokument musi jeszcze wiedzieć, co właściwie powinno wydarzyć się dalej. W bardzo dobrze opisanym procesie określa się więc nie tylko sposób przesyłania faktur, ale także reakcję na poszczególne zdarzenia. Ma to szczególne znaczenie przy korektach, ponownej wysyłce czy czasowej niedostępności któregoś z stosowanych narzędzi. Automatyczne ponowienie operacji może być uzasadnione w jednym przypadku, natomiast przy błędnych danych może wyłącznie powtarzać tę samą nieudaną czynność. Z tego względu mechanizmy automatyczne powinny być związane z informacją, która pozwala rozróżnić błąd wymagający poprawy od kłopotu, który może ustąpić bez zmiany danych.
Ważnym elementem pozostaje również możliwość odtworzenia historii dokumentu. W przypadku pytań dotyczących konkretnej faktury powinno się móc ustalić, kiedy została przygotowana, jakie dane przekazano, kiedy podjęto próbę wysyłki i jaki był wynik tej operacji. Przy ręcznym obiegu takie informacje na prawdę często znajdują się w wiadomościach, notatkach lub pamięci pracowników, natomiast przy wymianie automatycznej powinny wynikać z działania systemów. Integracja KSeF może więc zmienić nie tylko sposób przesyłania dokumentów, niemniej jednak także sposób ich późniejszego sprawdzania. Znaczenie mają przy tym uprawnienia poszczególnych osób, zakres dostępnych informacji oraz możliwość stworzenia czynności ręcznie, gdy standardowy proces nie może zostać użyty. Takie sytuacje są częścią normalnej obsługi systemów i warto przewidzieć je jeszcze na etapie ustalania zasad pracy, zamiast dopiero wtedy poszukiwać rozwiązania dla niebanalnego przypadku.
Dodatkowe informacje: KSeF API dokumentacja.