Sporo materiałów dźwiękowych zawiera informacje, które nieprosto prześledzić bez ich uporządkowania w formie pisemnej. Tyczy się to między innymi rozmów, wywiadów, spotkań, narad czy rozmaite zapisów ustnych. Samo nagranie pozwala odtworzyć przebieg wydarzeń, jednakże przy dłuższych materiałach szukanie konkretnych fragmentów może być czasochłonne.
Z tego powodu przygotowuje się transkrypcje nagrań, które polegają na przeniesieniu treści mówionej do postaci tekstowej. W współzależności od celu takiego opracowania zapis może zachowywać dokładny sposób wypowiedzi albo zostać delikatnie uporządkowany pod kątem czytelności.
Podczas pracy z nagraniami na prawdę często ukazują się sytuacje wymagające oceny jakości materiału źródłowego. Nie prawie każde nagranie jest łatwe do odtworzenia. Szumy w tle, niewyraźna wymowa, kilka osób mówiących równocześnie albo dłuższe przerwy mogą wpływać na dokładność przygotowanego tekstu. W praktyce ważne jest odróżnienie fragmentów pewnych od tych, których nie można dobitnie rozpoznać (więcej informacji: transkrypcja cennik). Próba uzupełniania niejasnych wypowiedzi na bazie własnych przypuszczeń może prowadzić do przeróbek w znaczeniu rozmowy, dlatego w dokumentach tego rodzaju stosuje się odpowiednie oznaczenia lub pozostawia wskazanie nieczytelnego miejsca.
Szczególne wymagania dotyczą materiałów, w których znaczenie ma precyzyjne przedstawienie przebiegu rozmowy. Przykładem jest transkrypcja do sądu, gdzie zapis nagrania powinien odzwierciedlać rzeczywiste wypowiedzi uczestników oraz zachować ich kolejność. W takim wypadku istotne mogą być nie tylko same słowa, niemniej jednak również wskazanie osób zabierających głos, momentów przerwania wypowiedzi czy fragmentów, które są skomplikowane do odsłuchania. Przygotowanie takiego dokumentu wymaga zwrócenia sugestie na szczegóły, ponieważ wręcz niewielkie różnice między nagraniem a zapisem mogą mieć znaczenie przy późniejszej analizie materiału.
Stenogramy znajdują wykorzystanie w wielu obszarach, w których potrzebny jest uporządkowany zapis wypowiedzi. Mogą być tworzone na bazie rozmów formalnych, wystąpień, posiedzeń lub innych wydarzeń wymagających zachowania treści w formie pisemnej. Sposób przygotowania dokumentu zależy od jego przeznaczenia a także oczekiwań dotyczących szczegółowości. Zupełnie inaczej opracowuje się zapis rozmowy prowadzonej swobodnie, a całkiem inaczej materiał, w którym bardzo ważna jest każda wypowiedź i jej dokładne brzmienie. Końcowy kształt takiego zapisu wynika przede wszystkim z rodzaju nagrania, jego jakości oraz celu, dla którego jest przygotowywany.
Warto sprawdzić: transkrypcja nagrań.