W transporcie towarów objętych koniecznością monitorowania ważne jest właściwe rozplanowanie formalności jeszcze przed rozpoczęciem przewozu. W codziennej pracy nie zawsze największym kłopotem jest samo przygotowanie dokumentów. Na prawdę bardzo często więcej czasu zajmuje zebranie informacji od kilku osób, uwarunkowanie, która wersja danych jest aktualna, a także sprawdzenie, czy zmiany w planie transportu zostały uwzględnione we wszystkich potrzebnych miejscach.
Program do obsługi SENT może wspierać ten proces przez uporządkowanie informacji o przewozach i ułatwienie dostępu do danych związanych z poszczególnymi zgłoszeniami. Sposób wykorzystania takiego narzędzia uzależniony jest od organizacji pracy, liczby realizowanych transportów a także zakresu funkcji dostępnych w oprogramowaniu. Przy niewielkiej liczbie zgłoszeń znacząca może być głównie sposobność szybkiego odnalezienia dokumentacji. W większej skali dochodzą kolejne kwestie, tj. kontrola terminów, przekazywanie obowiązków między pracownikami i rozpoznawanie spraw, które wymagają dodatkowej uwagi. W obu przypadkach fundamentem pozostaje zobowiązanie, kto odpowiada za poszczególne czynności i w jaki sposób potwierdzana jest poprawność przekazywanych informacji.
Przygotowanie zgłoszenia wymaga uwzględnienia danych dotyczących towaru, uczestników przewozu a także planowanego przebiegu transportu. Informacje te mogą pochodzić z dokumentów handlowych, ewidencji magazynowej i systemów stosowanych do planowania dostaw. Gdy dane są przepisywane ręcznie, pojawia się ryzyko pomyłek w oznaczeniach, ilościach albo numerach dokumentów. System do zgłoszeń SENT może gromadzić potrzebne informacje w jednym środowisku, a zależnie od swoich funkcji również kontrolować kompletność wprowadzonych pól. Nie powinno się jednak utożsamiać takiej testom z pełną oceną prawidłowości zgłoszenia. System może wskazać brak określonej wartości, niemniej jednak nie musi mieć świadomość tego, czy wpisana ilość odpowiada rzeczywistemu ładunkowi lub czy dane zostały pobrane z obowiązującego dokumentu. Z tego powodu procedura przygotowania zgłoszenia powinna obejmować sprawdzenie informacji źródłowych. Istotne jest również określenie zasad postępowania w przypadku, gdy dokumenty zawierają rozbieżności. W praktyce nie gorzej wyjaśnić je przed przekazaniem zgłoszenia niż poprawiać dane na kolejnych etapach obsługi transportu. Odpowiedzialność za weryfikację powinna być jasno przypisana, szczególnie gdy dane przygotowuje jedna osoba, a przewóz organizuje inna.
Kolejnym obszarem jest automatyzacja zgłoszeń SENT, która może obejmować import danych z innych aplikacji, korzystanie zapisanych przedtem informacji a także przekazywanie wybranych danych między narzędziami informatycznymi. Takie rozwiązania wymagają jednak dopasowania sposobu zapisu informacji. Jeżeli system magazynowy i narzędzie transportowe posługują się odmiennymi oznaczeniami lub strukturą pól, niezbędne może być przygotowanie odpowiednich reguł zamiany danych. Przed uruchomieniem automatycznych procesów warto sprawdzić je na różnych przykładach, w tym na zgłoszeniach zawierających braki, korekty i nietypowe wartości. Szczególnego podejścia wymagają zmiany wprowadzane już po rozpoczęciu przygotowania transportu. Nowy numer rejestracyjny pojazdu, inna ilość towaru czy przesunięcie terminu mogą wpływać na zakres wymaganych czynności. Automatyczne przeniesienie danych nie znaczy, że każda zmiana zostanie prawidłowo rozpoznana i obsłużona bez udziału pracownika. Dlatego trzeba ustalić, które działania mogą przebiegać bez dodatkowej akceptacji, a w których przypadkach niezbędna jest kontrola. Istotne jest też monitorowanie błędów wymiany danych, ponieważ problem występujący w jednym miejscu może powtarzać się w kolejnych zgłoszeniach, jeżeli już nie zostanie wykryty i usunięty u źródła.
Na organizację obsługi SENT wpływoraz sposób przechowywania dokumentów i zarządzania dostępem do informacji. W przedsiębiorstwach, w których przy jednym przewozie pracuje kilka osób, znaczenie ma sposobność ustalenia, kto przygotował zgłoszenie, kto wprowadził edycję i jaki jest aktualny stan sprawy. Historia działań ułatwia odtworzenie przebiegu obsługi, w szczególności gdy ukazują się pytania dotyczące wcześniejszych ustaleń. Warto a dodatkowo zwrócić uwagę na uprawnienia użytkowników, zasady archiwizacji oraz procedury stosowane w razie awarii lub braku dostępu do oprogramowania. Pracownicy powinni mieć świadomość tego, gdzie szukać aktualnych danych i jak postępować, gdy standardowa ścieżka obsługi przestaje być dostępna. Osobnym zagadnieniem jest aktualność wiedzy o wymaganiach prawnych, ponieważ zmiany przepisów mogą wpływać na obowiązki uczestników przewozu i sposób przekazywania informacji. Dosłownie rozbudowane narzędzie informatyczne wymaga więc właściwej konfiguracji, regularnej kontroli a także implementacji procedur do rzeczywistych warunków pracy. Przy podejmowaniu zasad korzystania z systemu należy uwzględnić zarówno typowe przewozy, jak i sytuacje wymagające indywidualnej oceny, ażeby zakres automatyzacji odpowiadał panującym wymaganiom i faktycznemu podziałowi odpowiedzialności.
Źródło informacji: system do zgłoszeń SENT.