Sposób zastosowania budynku często zmienia się szybciej, niż zakładano na początku inwestycji. Pojawiają się nowe urządzenia, zmienia się układ stanowisk, a pomieszczenia otrzymują inne funkcje. Z tego powodu już na etapie przygotowywania dokumentacji warto przemyśleć nie tylko bieżące potrzeby, lecz także te elementy, które mogą posiadać znaczenie w kolejnych latach.
Projektowanie instalacji elektrycznych i teletechnicznych wymaga w tym przypadku uwzględnienia wielu zależności. Liczy się rozmieszczenie odbiorników, sposób prowadzenia przewodów, dostęp do urządzeń a także możliwości stworzenia późniejszych zmian. Zbyt dokładne planowanie pod obecne wyposażenie również może być kłopotem, jeśli założenia bardzo szybko się zdezaktualizują. W praktyce trzeba zatem odnaleźć rozwiązanie pośrednie, czyli przewidzieć najbardziej prawdopodobne kierunki zmian bez niepotrzebnego rozbudowywania całej infrastruktury.
Na decyzje projektowe wpływa również rodzaj materiałów i sposób ich prowadzenia. Przewody mogą być umieszczane w ścianach, przestrzeniach instalacyjnych, kanałach, korytach czy innych przygotowanych trasach. Prawie każde z takowych rozwiązań ma swoje ograniczenia. Znaczenie ma dostępna przestrzeń, liczba przewodów, możliwość ich późniejszego rozdzielenia a także warunki panujące w miejscu prowadzenia instalacji. Przy większej liczbie kabli samo znalezienie wolnej przestrzeni nie za każdym razem wystarcza. Trzeba jeszcze przewidzieć sposób ich ułożenia i późniejszego dostępu. W praktyce kłopoty ukazują się wtedy, gdy kilka systemów zostało zaplanowanych niezależnie, a ich trasy spotykają się w jednym, ograniczonym miejscu. Wtedy konieczne może być przesunięcie punktów, zmiana przebiegu trasy albo przeorganizowanie sposobu prowadzenia przewodów. Takie decyzje wpływają na kolejne etapy robót, dlatego koordynacja różnorakich instalacji ma znaczenie już podczas budowy dokumentacji.
Ważną kwestią jest także implementację instalacji do charakteru pomieszczeń. W przestrzeni biurowej ważne mogą być punkty zasilania i transmisji danych przy stanowiskach pracy, jednak w pomieszczeniach technicznych większą rolę odgrywają urządzenia sterujące, zasilające i komunikacyjne. Z kolei miejsca, w których przewiduje się przemianę aranżacji, wymagają nieco innego podejścia. Nie zawsze da się przewidzieć dokładne położenie każdego urządzenia, dlatego część punktów może wymagać pozostawienia pewnej elastyczności. Tyczy się to także instalacji teletechnicznych, gdzie lokalizacja urządzenia końcowego może zostać zmieniona wraz z układem wyposażenia. Z praktycznego punktu widzenia istotne jest, aby punkt nie tylko i wyłącznie znajdował się na właściwej ścianie, ale też był dostępny po zamontowaniu mebli i innych elementów. Dopiero wówczas można oszacować, czy przyjęte rozwiązanie odpowiada rzeczywistemu sposobowi korzystania z pomieszczenia.
Na ostateczny kształt dokumentacji wpływają też informacje pojawiające się w trakcie realizacji. Projekt może zakładać konkretny przebieg trasy, niemniej jednak wykonanie natrafia na detal konstrukcyjny, konwersję wysokości zabudowy albo inną instalację, której nie można było uwzględnić w pierwotnym układzie. W takich okolicznościach zmiana jest czasami konieczna, lecz nie powinna być traktowana jako oderwana od pozostałej części instalacji. Przesunięcie przewodu może zmodyfikować jego długość, miejsce zakończenia lub sposób dojścia do urządzenia. Przy większym obiekcie nawet niewielkie modyfikacje mogą się kumulować. Dlatego ważne jest, by po zakończeniu prac dokumentacja uwzględniała faktyczny przebieg instalacji, a nie tylko pierwotny projekt. Ma to znaczenie przy późniejszym wierceniu, przebudowie wnętrz, wymianie urządzeń oraz rozbudowie poszczególnych systemów, kiedy znajomość rzeczywistego układu przewodów staje się praktyczną informacją potrzebną do zaplanowania kolejnych prac.
Zobacz: projektant instalacji elektrycznych.