Organizacja przyjęcia w nietypowym miejscu wymaga zwrócenia sugestie na kwestie, które w tradycyjnej sali weselnej na prawdę bardzo często pozostają niezauważalne. Wesele w stodole może odbywać się w przestrzeni o surowym charakterze, gdzie konstrukcja drewniana, wysokie wnętrze, bardzo duże otwory okienne czy widoczne elementy wyposażenia stają się częścią aranżacji. Ważne jest jednak wcześniejsze sprawdzenie efektywności obiektu.
Znaczenie ma liczba miejsc siedzących, układ stołów, dostęp do zaplecza kuchennego, toalety a także sposób organizacji wejścia i wyjścia gości. W praktyce duża otwarta przestrzeń nie za każdym razem oznacza prostsze ustawienie wszystkich elementów. Po rozstawieniu stołów, parkietu, miejsca dla zespołu lub sprzętu muzycznego a także dodatkowych dekoracji może okazać się, że pozostaje mniej wolnego miejsca, niż wynikałoby to z samej powierzchni budynku.
Charakter takiego miejsca na prawdę często wpływa także na sposób planowania dekoracji. Drewniane belki, cegła, kamień, stare deski albo inne zachowane elementy konstrukcji mogą tworzyć wyraźne tło, dlatego nie każda dodatkowa ozdoba jest konieczna. Przy planowaniu warto najpierw przyjrzeć się dokładniej temu, co już znajduje się we wnętrzu. W przypadku gdy misją jest romantyczne wesele w stodole, znaczenie może mieć nie tylko i wyłącznie kolorystyka dodatków, lecz również światło, rozmieszczenie stołów i widoczność poszczególnych części sali. Girlandy, lampki czy świece zmieniają odbiór przestrzeni po zmroku, ale równocześnie wymagają odpowiedniego rozmieszczenia i uwzględnienia zasad użytkowania obiektu. Warto także pamiętać o różnicy między wyglądem miejsca w dzień i wieczorem. Stodoła, która w trakcie oglądania prezentuje się przestronnie przy naturalnym świetle, po ustawieniu wyposażenia i przy sztucznym oświetleniu może wyglądać całkiem inaczej.
Przy wyborze miejsca powinno się uwzględnić też warunki pogodowe, zwłaszcza jeżeli już część wydarzenia ma odbywać się na zewnątrz. Deszcz, silny wiatr, niska temperatura lub wysoka wilgotność mogą przemienić plan dotyczący ceremonii, fotografii czy posiłków serwowanych poza budynkiem. Znaczenie moraz pora roku. W cieplejszych miesiącach znacząca jest sposobność przewietrzania wnętrza, jednakże przy chłodniejszej pogodzie powinno się sprawdzić sposób ogrzewania i jego wydajność przy większej liczbie osób. Oczywiście nie każdy obiekt weselny ma identyczne rozwiązania techniczne, dlatego informacje dotyczące ogrzewania, klimatyzacji, zasilania, oświetlenia i zaplecza warto ustalić przed podjęciem decyzji o organizacji przyjęcia. Dotyczy to też dostępu dla osób z ograniczoną mobilnością, sposobności podjazdu samochodem oraz odległości między parkingiem a główną przestrzenią wydarzenia.
Ważnym elementem przygotowań jest również logistyka pracy osób obsługujących przyjęcie. Dostawcy dekoracji, cateringu, muzyki czy wyposażenia potrzebują określonego czasu na wniesienie rzeczy i przygotowanie stanowisk. W sytuacji obiektu położonego oprócz miastem trzebco więcej uwzględnić dojazd, przystępność transportu oraz warunki na drodze prowadzącej do miejsca wydarzenia. Sama estetyka wnętrza jest więc wyłącznie jednym z elementów organizacji. Znaczenie mają również kwestie techniczne i użytkowe, które podczas przygotowań mogą wpływać na przebieg całego wydarzenia. Szczególną uwagę warto przeznaczyć akustyce. Wysokie, otwarte pomieszczenia z twardymi powierzchniami mogą powodować większe odbijanie dźwięku, co wpływa zarówno na rozmowy przy stołach, jak i odbiór muzyki. Takie najmniejsze elementy najlepiej oceniać wprost w wybranej przestrzeni, ponieważ rozwiązania sprawdzające się w jednym miejscu nie muszą dawać podobnego efektu w innym.
Zobacz więcej: wesele nad jeziorem.